Prozessbeschreibung
WIMAP Prozessbeschreibung ist kompromisslos auf das Wesentliche bei der Prozessdarstellung ausgerichtet. Keine unverständlichen Flussdiagramme, die ganze Wände befüllen könnten. WIMAP strukturiert Ihre Prozesse in einer für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leicht verständlichen Art.
Wiedervorlagesystem
Lassen Sie Sich doch einfach durch WIMAP daran erinnern, dass Dokumente, Prozesse o.ä. überarbeitet werden müssen. Dadurch erleichtern Sie sich das Monitoring des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bzw. des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Nichts gerät mehr in Vergessenheit!
Dokumentensteuerung
Die Suche von Dokumenten und etwaige Mehrarbeit durch Nutzung fehlerhafter Dokumente sind in vielen Unternehmen die größten Zeitfresser. Mit der strukturierten Ablage in WIMAP minimieren Sie Ihren Suchaufwand und stellen gleichzeitig den Zugriff auf die jeweils aktuelle Dokumentenversion sicher, vorausgesetzt die MitarbeiterInnen verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte.
Aufgaben
Ein Unternehmen sollte sich in der heutigen Zeit schnell und gezielt an Marktveränderungen anpassen können. WIMAP offeriert Ihnen eine agile Aufgabenverwaltung mit der Sie an jeder Stelle Aufgaben generieren, Mitarbeitende zuweisen und Aufgaben zentral nachverfolgen können. Eine perfekte Ergänzung zur Aufgabenverwaltung ist unsere WIMAP-Zusatzfunktion „Meeting-Management“.
Kontrollen
Bei vielen gesetzlichen Anforderungen ist vom so genannten „IKS“ (Internes Kontrollsystem) die Rede. So zum Beispiel in der Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Mit WIMAP können Sie die Kontrollen in die Prozessumgebung integrieren und so das Interne Kontrollsystem an der Stelle dokumentieren, wo es notwendig ist. Eine optimale Ergänzung dazu ist die WIMAP-Zusatzfunktion „Risiko-Management“.
Regelwerke
WIMAP ermöglicht eine übersichtliche und redundanzfreie Verwaltung der verschiedenen Regelwerke und unterstützt Sie mit einer aus jahrelanger Erfahrung gewachsenen Struktur zur einfachen und nachvollziehbaren Verwaltung und Pflege. Ein Muss im Aufbau von integrierten Managementsystemen ist die Relevanzmatrix, die Ihnen die Übersicht der wesentlichen gesetzlichen Anforderungen ermöglicht; und zwar an der Stelle im Unternehmen, an der sie von Bedeutung ist.
Historie
Nichts geht vergessen! WIMAP zeichnet sämtliche Veränderungen auf und stellt Ihnen diese Änderungen maschinell auswertbar und zentral zur Verfügung.
Kommentare mit Nachweis
Mit dieser Funktion stellen Sie sicher, dass Ihre Kommentare von Ihren Kolleginnen und Kollegen gelesen worden sind. Denn Ihre Kollegen erhalten nicht nur einen Hinweis per E-Mail, sondern müssen über einen Link in der E-Mail bestätigen, dass Sie Ihren Kommentar gelesen haben. Der gesamte Vorgang wird in der Historie revisionssicher gespeichert wird.
Schlagwörter
So wie Sie Aufgaben überall in WIMAP erstellen und anheften können, können Sie das auch mit Schlagwörtern (so genannten Tags) machen. Damit stellen Sie Sammlungen von Dokumenten, Prozessschritten, Aufgaben, Kontakten etc. zu bestimmten Themen (wie z.B. Datenschutz) einfach und effektiv zusammen und können diese als Liste auswerten.
Dashboard
Behalten Sie jederzeit die Übersicht mit dem WIMAP-Dashboard. Hier sehen Sie auf einen Blick Ihre Verantwortlichkeiten und können häufig verwendeten Dokumente und Prozesse als Favoriten für den schnellen Zugriff hinterlegen. Gleichzeitig verpassen Sie nichts mehr, da Sie WIMAP im Dashboard über alle vorgenommen Änderungen informiert.